TUGAS POKOK DAN FUNGSI HRD, HRM DAN GA DALAM PERUSAHAAN
Oleh :
Dr.Nicholay Aprilindo B, S.H., M.H. M.M.
KUPANG, Media Kota News.Com-Didalam dunia usaha khususnya Perusahaan menengah dan besar diperlukan pengelolaan sumber daya manusia dan aset perusahaan secara profesional, sehingga kepentingan dan tujuan perusahaan tersebut dapat terjaga dan berkesinambungan serta dapat meminimalisir persoalan-persoalan yang dapat mengganggu terselenggaranya kinerja dan usaha dari suatu perusahaan.
Untuk itu suatu perusahaan yang modern harus mempunyai kelengkapan sumber daya pendukung dari aktivitas serta kinerja perusahaan untuk mencapai tujuan dan kepentingan perusahaan tersebut.
Untuk itulah diperlukan SDM yang berkualitas, mumpuni, profesional dan berintegritas serta berdedikasi, berinovasi dan mampu memberikan kontribusi serta solusi didalam pengelolaan Sumber Daya Manusia dan Aset perusahaan.
Adapun kunci dari pengelolaan SDM dan Aset perusahaan tersebut menurut penulis berada pada HRD, HRM dan GA suatu perusahaan.
Berikut ini penulis ingin menjabarkan setidaknya tugas pokok dan fungsi dari HRD, HRM, dan GA yang penulis pahami yang berdasarkan pengalaman dan pengetahuan secara akademis serta literatur yang dimiliki penulis.
I. Tugas HRD dan Tanggung Jawabnya :
Salah satu divisi yang memiliki tugas dan bertanggung jawab dalam mengelola karyawan di perusahaan adalah Human Resource Development (HRD).
Adapun tugas HRD adalah:
1. Mengadakan rekrutmen,
2. Melakukan pelatihan,
3. menentukan upah atau gaji.
4. memberikan kompensasi.
Selain itu tugas HRD adalah sesuatu yang lebih luas dan lebih kompleks.
Lalu, apa saja tugas dan tanggung jawab HRD?
Sebelum mengetahuinya, kita perlu memahami perbedaan HRD dan personalia, yaitu :
*Perbedaan HRD dan Personalia*
Perbedaan yang paling terlihat antara HRD dan personalia di ruang lingkup pekerjaan. Personalia terlibat dalam empat ruang lingkup yaitu:
1. Pencatatan kehadiran
2. Pengarsipan dokumen
3. Penggajian karyawan
4. Penghitungan tunjangan
Sedangkan HRD memiliki ruang lingkup yang lebih luas yaitu :
1. Employee services
2. Training and development
3. Menjaga relasi antara karyawan dengan perusahaan
4. Penilaian kinerja dan asesmen
Adapun Fungsi HRD Dalam Perusahaan :
Ada beberapa fungsi HRD yang perlu kita ketahui yaitu:
1. Mengelola efektivitas hubungan antar karyawan.
2. Memperoleh dan mempertahankan karyawan berprestasi.
3. Mengelola kompensasi dan benefit karyawan.
4. Menerapkan tindakan yang berbasis keselamatan dan kesehatan.
5. Mengelola kebutuhan rekrutmen masa kini dan masa mendatang.
6. Memastikan hukum berlaku kepada setiap karyawan.
7. Mengelola training, learning and development, dan onboarding yang berfungsi meningkatkan keterampilan kerja.
8. Mengelola tugas administrasi seperti data karyawan hingga payroll.
9. Memastikan adanya evaluasi untuk setiap kinerja.
*Tugas dan Tanggung Jawab HRD dalam Perusahaan :*
Setelah memahami fungsi-fungsi dalam HRD maka kita perlu mengetahui tugas HRD. Sebab, tugas HRD adalah sesuatu yang bersifat teknis dan non-teknis.
1. Melakukan Perencanaan
Salah satu tugas HRD yang penting adalah melakukan perencanaan.
Ada banyak perencanaan yang bisa dilakukan seperti perencanaan program dan perencanaan tenaga kerja.
Ketika sedang melakukan perencanaan program, ada banyak hal yang harus dipersiapkan salah satunya sumber daya manusia. Setiap program pasti memiliki kebutuhan tenaga kerja yang berbeda-beda.
Sedangkan perencanaan tenaga kerja diperlukan untuk menyiapkan kebutuhan tenaga kerja di setiap divisi. Selain itu, menyiapkan pula tenaga kerja yang memiliki potensi untuk memimpin.
2. Menyelenggarakan Rekrutmen dan Seleksi
Selain itu tugas dari HRD adalah melakukan rekrutmen dan seleksi.
Rekrutmen dibutuhkan untuk mencari dan menemukan karyawan (SDM) yang berpotensi, namun, untuk melakukannya harus melalui serangkaian proses mulai dari administrasi, tes psikologi, hingga wawancara.
Dengan memilih SDM yang tepat, perusahaan akan terbantu dan tidak akan mengalami kesulitan untuk mengembangkan potensi hingga mempersiapkan estafet kepemimpinan.
Jika tidak bisa melakukan hal tersebut, HRD akan merasa kesulitan melakukan pengembangan potensi.
3. . Memberikan Training and Development
Salah satu tugas HRD yang cukup penting adalah melakukan training and development. Fungsinya agar karyawan mampu memberikan hasil yang terbaik bagi perusahaan.
Pelatihan dan pengembangan (pendidikan) adalah hal penting yang perlu dilakukan perusahaan. Karyawan perlu meningkatkan kemampuan sehingga memberikan dampak positif bagi perusahaan.
4. Kompensasi dan keuntungan
Isu yang cukup penting di perusahaan adalah menyediakan kompensasi dan memberikan keuntungan bagi karyawan. Ketika hendak merancang program kompensasi maka yang dipikirkan mulai dari upah, program asuransi, hingga keuntungan atau benefit.
HRD tidak hanya merancang melainkan juga mengelola skema dan mengatur tata cara distribusi. Namun, perlu dilihat bahwa kompensasi dan keuntungan diberikan dengan syarat mengikuti undang-undang yang berlaku. Sebab, hal ini cukup sensitif di dunia perusahaan.
5. Menghimpun Administrasi Data
Salah satu tugas dari HRD adalah menghimpun administrasi data. Administrasi yang dimaksud adalah data karyawan, payroll, pembayaran karyawan lainnya, hingga sistem kontrak kerja. Data tersebut sebenarnya adalah tugas dari personalia, tetapi personalia adalah bagian dari HRD.
Personalia akan sangat membantu dan meringankan kerja dari HRD karena mampu mengurangi biaya tenaga kerja, motivasi karyawan, dan meningkatkan keuntungan.
6. Mengadakan Evaluasi Karyawan
Setiap periode atau setiap enam bulan sekali, perusahaan perlu melakukan evaluasi karyawan. Evaluasi menjadi penting untuk menilai kinerja karyawan dan dapat menjadi dasar dalam melakukan perbaikan.
Evaluasi tidak hanya berfokus pada kinerja melainkan pada saat pelatihan dan pengembangan. Jika ada yang keliru, perlu memperbaiki kualitas pelatihan dan pengembangan. Hal ini menjadi penting karena sebagai daya dukung perusahaan.
*Selanjutnya kita perlu ketahui perbedaan antara HRD dan HRM (Human Resources Management) :*
HRM lebih berorientasi pada pemeliharaan dan fokus pada tugas administratif seperti penggajian dan mengelola file karyawan seperti slip gaji karyawan.
Sementara HRD orientasinya terletak pada pembelajaran serta pengembangan dan fokus pada peningkatan kinerja karyawan.
HRM bertujuan untuk meningkatkan efisiensi karyawan, sedangkan HRD adalah tentang mengembangkan karyawan untuk kepentingan perusahaan secara keseluruhan.
HRM bertugas untuk memotivasi karyawan melalui penghargaan dan insentif keuangan.
Sedangkan HRD memotivasi karyawan dengan cara membuat mereka merasa dihargai dan kebutuhan tingkat tinggi lainnya.
II. General Affair (GA) adalah merupakan posisi dalam suatu perusahaan yang umumnya berada di bawah pimpinan divisi umum (Direktur Umum)atau Direktur Operasional.
Segala urusan perusahaan harus memiliki kejelasan baik dari sisi legal, tujuan, prospek, dan perencanaan ke depannya.
Kejelasan tersebut harus dibuktikan dengan perencanaan dokumen dan pelaksanaannya
General affair (GA) inilah yang nantinya akan mengurus urusan operasional kantor baik yang rutin maupun tidak terduga.
Dalam perusahaan yang memiliki struktur organisasi sederhana, GA biasanya akan digabung dengan HRD, terkadang juga di bagian pembelian atau purchasing.
Namun, tahukah Anda apa yang menjadi fungsi dan tugas dari divisi GA tersebut? Untuk menjawabnya, simak uraian lengkapnya berikut ini.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, GA bertugas mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan.
GA sebenarnya lebih berfokus pada pemberian pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.
GA memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang mencakup maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya.
Adapun tugas pokok dan fungsi General affair (GA) di dalam perusahaan, yaitu :
1. Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang
Barang atau aset di perusahaan kadang memiliki batas pemakaiannya sendiri-sendiri, misalnya printer atau Personal Computer (PC).
Penggantian atau pembelian barang-barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan barang.
2. General Affair Bertanggung Jawab Pada Pembayaran dan Pembelian Rutin.
Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen, GA juga bertugas melakukan pembelian rutin perusahaan.
Misalnya, pembelian air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer, dan beberapa barang berkala lainnya.
Tak hanya itu, GA juga memiliki tugas dalam pembayaran rutin, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pembayaran lainnya.
Dalam hal pembayaran rutin, GA bisa melakukan estimasi dana yang sudah terhitung tepat, karena biasanya pembayaran ini tidak jauh berbeda setiap bulannya.
Umumnya, pada perusahaan besar, pembayaran rutin ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan sistem perusahaan.
3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian Sesuai Peraturan perundangan yang berlaku.
Pekerja harian lepas dalam perusahaan menjadi tanggung jawab GA.
Maka, GA memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian di luar gaji karyawan.
Hal ini menjadi tugas GA dikarenakan gaji karyawan lepas akan masuk dalam keperluan bulanan kantor pada pembukuannya, yaitu untuk kebutuhan sumber daya manusia.
Untuk mempermudah GA dalam melakukan pekerjaannya, maka aplikasi slip gaji online dapat menjadi solusi dalam mempermudah proses perhitungan besaran gaji karyawan.
4. General Affair Bertugas Untuk Pemeliharaan Aset.
Tak hanya melakukan pembelian barang, GA juga bertugas untuk memelihara dan mengawasi aset yang telah mereka beli.
Hal ini bertujuan agar para pengguna atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangan menggunakannya.
Menjadi hal wajar jika GA seringkali bersikap proaktif,
Karena mereka lah yang bertanggung jawab saat terjadi kerusakan pada aset perusahaan
5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
General Affair (GA) dalam perusahaan punya sensitifitas dan rinci ketika menentukan biaya, begitu juga saat kantor membuka kantor cabang baru atau hanya sekedar melakukan renovasi.
GA bertugas untuk melakukan pertimbangan mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi dana yang sesuai.
Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.
*Adapun fungsi General Affair di dalam Perusahaan adalah :*
GA memiliki fungsi sendiri dalam menjalankan operasional perusahaan.
Berikut ini merupakan fungsi General Affair di perusahaan.
1. Pemeliharaan dan Perawatan
Fungsi pertama yang harus dimiliki oleh GA adalah pemeliharaan dan perawatan tentang kondisi dan fasilitas perusahaan.
Misalnya, fasilitas toilet, gedung kantor (kebersihan dan tampilan luar), ruang kantor, gudang yang memadai, perawatan instalasi listrik, dan semua aset dan area perusahaan.
GA juga perlu mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan serta membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.
Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada perluasan tempat ibadah, ruang meeting, atau lobby untuk menerima tamu?
Apapun yang menjadi prioritas GA harus memiliki dampak positif bagi operasional perusahaan.
2. Menyiapkan Laporan Berkala
Fungsi penting lainnya adalah menyiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran.
Laporan tersebut harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahan bisa menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.
3. Membantu Perizinan
Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan.
Selain itu, GA juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, dan sebagainya.
4. . Membina Hubungan Baik
Fungsi lain dari GA adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa.
Jika GA dalam perusahaan digabung dengan divisi HRD, maka fungsi lain yang termasuk di dalamnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.
Hubungan yang baik secara tidak langsung akan berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan.
Produktivitas karyawan juga akan terjaga apabila mengenai penggajian tidak ada masalah.
Maka dari itu, perlu penggunaan aplikasi dan software payroll terbaik di Indonesia yaitu Talenta.
Dengan aplikasi tersebut, tentu akan menimalisir human error yang mungkin saja terjadi dan menyebabkan karyawan merasa dirugikan.
Tak hanya itu, hubungan baik juga akan berdampak positif pada citra perusahaan di mata klien, hal itu tentu akan mempengaruhi profit yang akan diterima perusahaan.
Itulah tugas pokok dan fungsi general affair di perusahaan yang perlu kita ketahui.
Pada dasarnya, tujuan dan fungsi utama dari general affair adalah untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.
Demikian semoga tulisan ini memberikan pencerahan dan pemahaman yang konstruktif pada kita semua.(*/)
*Penulis adalah :
Praktisi Hukum dan Magister Managemen Sumber Daya Manusia*
